Exact AEC Modular

Exact AEC - Service - Meldingen

Meldingen zijn is het startpunt voor de administratie van het correctieve onderhoud binnen Exact AEC.

Meldingen zijn aan te maken en onderhouden via de module Service, menu 'Meldingen'.

Vanuit het lijstscherm kunnen de meldingen worden toegevoegd, gemuteerd en/of verwijderd.
Deze acties kunnen worden uitgevoerd op de wijze zoals bekend uit de overige modules van Exact AEC. Het meldingen scherm bestaat uit drie tabbladen.

Tabblad Algemeen

Code
Dit is het unieke nummer van de werkbon. Het nummer kan maximaal 10 cijfers groot zijn. Ook kan de nummering automatisch worden gegenereerd. Dit kan ingesteld worden via [Bestand, Administratiebeheer, Administratie, Administratiegegevens, Overige].

Opdrachtnummer
Als de opdrachtgever u een opdrachtnummer heeft verstrekt, kan deze hier ingevoerd worden. Er kan een alfanumerieke code ingevoerd worden van maximaal 20 karakters.

Postcode/Huisnr
Dit is een verkort zoekveld. Wanneer u hier een postcode en een huisnummer invult, dan wordt er gezocht of deze combinatie al bestaat. Indien het werkadres bestaat, dan wordt dit overgenomen naar het Adres.
Het is aan te raden om eerst te zoeken of het adres al bestaat, omdat het anders dubbel kan worden aangemaakt. Dat kan tot gevolg hebben dat de historie op 2 aparte (dezelfde) adressen wordt bijgehouden.

Status
Met dit veld wordt een status aan de werkbon toegekend. Bij het aanmaken van een bon wordt deze standaard op 'Nieuw' gezet. De toepassing van de status wordt hieronder in het kort verklaard:         

1. Open
   Dit betreft een nieuwe werkbon. Gegevens zoals werkadres, uitvoerder, uitvoerdatum, werkinstructie etc., dienen te worden ingevoerd. Bij deze status kan een werkbon aangemaakt worden. Dit kan via het menu, [Bestand, Werkbon aanmaken] of rechtermuisknopmenu optie 'Genereer Bonnen'. Als een werkbon wordt aangemaakt, krijgt de melding de status 'Afgehandeld'.
2. Afgehandeld
   De melding is klaar. Er kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden op de Melding.
3. Verwijderd
   Dit is een systeemstatus. Deze kan niet handmatig worden toegekend.

Prioriteit
Hiermee kan aangegeven worden of er wel of geen spoed aan de melding moet worden toegekend.

Meldingsoort
Bij meldingsoorten kunt u de storingsmeldingen onderverdelen in types. Het is mogelijk om een meldingsoort aan een project te koppelen. Dit project wordt dan standaard ingevuld wanneer u deze meldingsoort gebruikt. Hier is nog van af te wijken.

Storingscode
Uitleg over de storing en hoe op te lossen. Storingscodes kunnen onderhouden worden via [Systeembeheer, Stamgegevens, Service].

Werkadres- en Sleuteladresgegevens
Via het veld 'Naam' kan een relatie uit het relatiebestand worden gekozen. De adresgegevens worden niet automatisch gevuld met de adresgegevens van deze relatie behalve als aan de relatie al een werkadres of adressen zijn gekoppeld. Dan verschijnt de vraag of u een werkadres van de relatie wilt overnemen. Bij 'Ja' wordt het selectiescherm 'Werkadres' geopend waar een keuze gemaakt kan worden.
Er kan ook gekozen worden om direct een werk- of sleuteladres te kiezen door de selectieknop bij 'Straat + Huisnr' te gebruiken en een keuze te maken uit de beschikbare adressen. Na de keuze komt de vraag of een gekoppelde werkrelatie moet worden overgenomen. Bij 'Ja' wordt dan het veld 'Naam' gevuld of overschreven met de werkrelatie.
Onderhoud van de werk- en sleuteladressen gebeurt via [Systeembeheer, Stamgegevens, Algemeen, Adressen]. Als geen van de mogelijkheden om automatisch een adres te vullen wordt gebruikt, kan handmatig een adres worden ingevoerd.
De combinatie 'Postcode - Huisnr - Landcode' is uniek. Dus bij het handmatig aanmaken van werk- of sleuteladressen dient hier rekening mee gehouden te worden.

Object
Veld waarin het object kan worden ingevoerd voor de bon. Als een werkadres is toegekend, worden alleen de objecten getoond die op het werkadres voorkomen anders kan er gekozen worden uit alle objecten. Indien de werkbon is gegenereerd uit een melding, dan wordt het object van die melding overgenomen. Hier kan op de werkbon wel van worden afgeweken. Als het veld Object is gevuld, kan geen Project(debiteur) worden gekozen.

Project
Hier kan een werkbon worden gekoppeld aan een project. Dit kan alleen als er geen object is toegekend. Als een project is gekozen kan er niet alsnog een object worden gekoppeld, en kan er geen gebruik worden gemaakt van contractvoorwaarden. Aan het project kan reeds een debiteur zijn toegekend. Dan volgt de vraag 'Wilt u de debiteur van het project overnemen naar deze werkbon?'. Bij 'Ja' wordt het debiteurnummer gevuld in het vakje 'Debiteur' en verschijnt de vraag 'Wilt u de debiteur gegevens overbrengen naar de werkadres gegevens?'. Bij 'Ja' worden de naam en adresgegevens overschreven c.q. gevuld met die van de debiteur.

Debiteur
Als er niet voor is gekozen om een projectdebiteur toe te wijzen, kan uit andere debiteuren gekozen worden. Ook nu weer de mogelijkheid om de adresgegevens van de debiteur over te nemen naar de adresgegevens van de werkbon. De gekozen debiteur zal daarna ook als factuurdebiteur worden toegevoegd bij het project.

Memovelden
In de volgende velden kunt u aanvullende teksten kwijt m.b.t. de uit te voeren c.q. uitgevoerde werkzaamheden:

• Werkinstructie
• Opmerkingen
• Meldingstekst

Tabblad werkbonnen
Toont een overzicht van de aan de melding gekoppelde werkbonnen.

Tabblad Documenten
Toont een overzicht van de aan de melding gekoppelde documenten.

Opties rechtermuisknopmenu

• Genereer bonnen
• Status wijzigen
• Anonimiseren

Gerelateerde onderwerpen

• Informatie over de module Service 
• Instellingen Service
• Instellingen Bonnen
• Startpagina Exact AEC